Interne communicatiestromen: de rol van e-mailmarketing en andere kanalen

Wat is interne communicatie?

Interne communicatie is de dynamische stroom van informatie binnen een organisatie. Interne communicatie gaat over meer dan gewoon de officiële boodschappen die jij als organisatie officieel aan je medewerkers bezorgt. Het is als de hartslag van een organisatie, waarbij teamleden op een soepele en boeiende manier samenwerken, ideeën delen en de bedrijfscultuur versterken.

Waarom is interne communicatie zo belangrijk?

Je wil informatie delen met personeel, je collega's succesvol maken in hun rol en hen betrekken bij je organisatie. Want goede interne communicatie zorgt voor meer betrokkenheid. En dat leidt tot hogere productiviteit, meer omzet en een lager personeelsverloop. Ook jouw klant heeft dus baat bij goede interne communicatie. En voor die betrokkenheid moet je werken.

Maar de loyaliteit van je medewerkers is niet iets dat je “zomaar automatisch” krijgt. Mensen willen zich begrepen en gelijk behandeld voelen. Ze willen graag zo goed mogelijk op de hoogte zijn van wat voor hen belangrijk is. Sterke interne communicatie is dan ook de lijm die je organisatie, collega’s en afdelingen bij elkaar houdt.

Benader je interne communicatie zoals je dat voor de rest van je marketing doet

Laten we eerlijk zijn. We hebben allemaal al eens high-level en corporate nieuwsbrieven gezien, tjokvol jargon en met massieve blokken tekst die we niet gaan lezen. Doe je het echter goed, dan heeft interne communicatie de kracht om te inspireren, cultuur te bouwen en teams op dezelfde lijn te krijgen.

Eigenlijk moet je je interne communicatie benaderen zoals je dat ook met je externe communicatie doet: met een doordachte strategie en via verschillende communicatiekanalen. Want zoals je weet: elk kanaal heeft zijn eigen eigenschappen en een boodschap blijft hangen door herhaling.

Voorbeelden van interne communicatiemiddelen

De keuze in middelen voor je interne communicatie zijn eigenlijk heel groot. Het is belangrijk om de juiste combinatie van tools te vinden voor alle medewerkers, jouw organisatie en doelen. Hieronder gaan we dieper in op de verschillende communicatiekanalen en software en hun voor- en nadelen.

Whatsapp, Teams, Slack

En alle andere apps die onder instant messaging vallen. Het biedt je collega’s de kans om heel snel en casual met elkaar te communiceren.

Voor je werknemers kan het echter tijdrovend zijn, en niet iedereen voelt zich er prettig bij om publiekelijk in een groepsgesprek gegooid te worden. Bovendien zie je al snel door de bomen het bos niet meer. Zo worden belangrijke berichten ineens genegeerd. Daarnaast zijn er ook nog privacygevaren.

Een medewerkersapp

Er komen tegenwoordig steeds meer softwares op de markt die uitsluitend dienen om je interne communicatie te verspreiden. Je vindt er vaak ook de tools om vakantie of ziekteverlof in te dienen, loonbrieven te raadplegen en berichten te delen.

Superhandig, maar wel weer een extra plek waar je medewerkers moeten inloggen. Gebruik je een dergelijke tool exclusief, dan ga je waarschijnlijk veel tijd en moeite moeten steken in het onboarden van mensen en hen motiveren om de tool ook regelmatig te openen. Zeker wanneer je nog volop aan het bouwen bent aan die betrokkenheid. Gebruik het dus niet als je enige communicatiekanaal voor je interne communicatie en wees aanwezig op plaatsen waar je medewerkers elke dag zijn - of inloggen.

E-mailmarketing

E-mail is het makkelijkste kanaal om snel al je medewerkers tegelijkertijd te benaderen in software die ze sowieso dagelijks gebruiken. Daarnaast stuur je heel gericht specifieke informatie naar het juiste doelpubliek. Je kan makkelijk doorlinken naar externe resources, leesmateriaal of media. Bovendien kan je via profiling ook peilen in welke thema’s je medewerkers het meest geïnteresseerd zijn.

Sociale media en blogs

Sociale mediakanalen zijn hip en lijken in eerste instantie handig om boodschappen te verspreiden. En bovendien gratis. Maar daar word je al snel geconfronteerd met het algoritme en privacy issues. Je vraagt je medewerkers immers om hun privékanalen in te zetten voor werkgerelateerde communicatie. Bovendien is de info ontzettend vluchtig.

Een blog is daarentegen wel zeer geschikt om belangrijk nieuws verder uit te diepen en naar door te linken. Een intranet daarentegen is wat verouderd en wordt steeds meer vervangen door een medewerkersapp. Dat geldt trouwens ook voor het prikbord.

Teamvergaderingen en -bijeenkomsten

Teammeetings horen uiteraard ook in je interne communicatie thuis. Je kunt voor je volledige interne communicatie niet uitsluitend op digitale communicatie vertrouwen. Face-to-face contact en interactie, ook al verloopt dat digitaal, heb je echt nodig om je interne communicatie doeltreffend uit te dragen.

Enquêtes

Onderzoeken onder je medewerkers zijn waardevolle extra hulpmiddelen om naar feedback te polsen. Vraag je betrokken medewerkers om echt stil te staan bij je cultuur, werking én communicatie. Gebruik die feedback om je aanpak nog meer bij te schaven.

Planning of project tools

Je mensen moeten weten hoe de voortgang van een project verloopt en hoe zij daaraan bijdragen. Zo wordt miscommunicatie vermeden en kunnen je medewerkers efficient werken. Vergeet echter ook niet successen te delen, ook met collega’s die niet betrokken waren in het project. Via andere instrumenten en tools kan je dergelijke successen vieren, je team bedanken en collega’s trots laten zijn over hun werk.

Mededelingsborden en posters

Heb je fysieke locaties? Dan zijn drukbezochte plaatsen ideaal om bepaalde boodschappen te herhalen. Denk hierbij aan registraties voor personeelsfeesten, sluitingsdagen, evenementen, belangrijke afspraken of deadlines.

Wat zijn interne communicatiemodellen?

Vertrek je graag vanuit theorie en beproefde modellen uit de communicatiewetenschappen? Dan hebben we hieronder 4 toonaangevende modellen uitgelicht, en hoe ze specifiek van toepassing zijn op interne communicatie.

De Trap van Quirke: veranderprocessen met concrete middeleninzet en mijlpalen

De Trap van Quirke, bestaande uit zes niveaus, geeft een geleidelijke opbouw van communicatie in een organisatie weer. De Trap van Quirke wordt vooral ingezet voor goede interne communicatie rond veranderprocessen. Beginnend met basisinformatie op het eerste niveau tot strategische, diepgaande inzichten op het zesde niveau, biedt de trap een gestructureerde aanpak om informatie te verspreiden en te ontvangen. Je werkt daarbij van "kennen" naar "verbinden". Zo kan je trouwens ook de communicatieve vaardigheden van je medewerkers mee ondersteunen.

Bij interne communicatie kan je deze trap benutten om ervoor te zorgen dat de juiste informatie op het juiste niveau wordt gedeeld, wat bijdraagt aan een effectievere samenwerking en betrokkenheid. Het laat je ook toe om af te gaan meten in welke fase van het veranderproces je medewerkers zich bevinden, en waar je gaat moeten bijsturen. Een ander zeer nuttig communicatiemodel bij veranderingen en uitdagingen is het ADKAR model.

Communicatiemodel van Laswell om jouw interne communicatiestromen in kaart te brengen

De Amerikaanse psycholoog en socioloog Harold Lasswell ontwikkelde in 1948 een communicatiemodel dat nog steeds vaak wordt gebruikt binnen de communicatiewetenschap. Laswell's model, dat vijf cruciale vragen stelt - "Wie zegt wat, via welk kanaal, aan wie, met welk effect?" - biedt een kernachtig raamwerk voor interne communicatie. Identificeer de bronnen van informatie, de boodschappen die worden verzonden, het gebruikte kanaal, de doelgroepen en de beoogde impact.

Toen Lasswell het communicatie model in 1948 ontwikkelde, was het bedoeld om de mediapropaganda van landen en bedrijven te bestuderen. In die tijd hadden alleen rijkeren de mogelijkheid om gebruik te maken van massamedia zoals televisie en radio. Maar bij jouw interne communicatie kan dit model prima dienen om nauwkeurig je communicatiestromen in kaart te brengen en je boodschappen en verwachten op je doelpubliek te mappen. Met als resultaat een doeltreffendere overdracht van informatie.

Communicatiekruispunt van Ruler: heeft je doelpubliek al een mening of niet?

Het uitgangspunt van het Communicatiekruispunt van Betteke van Ruler is dat je manier van communiceren niet voor elke situatie hetzelfde kan zijn. Door dit model te volgen zorg je ervoor dat je communicatie ook echt aankomt bij de ontvanger. Je kiest daarbij naargelang de situatie voor informeren, overtuigen, in dialoog gaan, of voor co-creatie. De sleutel daarbij is of jouw boodschap al vastligt, en of je ontvanger zelf al een mening heeft gevormd.

Identiteitsmodel Birkigt en Stadler: Het DNA van interne communicatie

Het Identiteitsmodel richt zich op de identiteit en het imago van een organisatie. Volgens Birkigt en Stadler is het imago en dus de reputatie van een organisatie een reflectie van de identiteit. En die identiteit bestaat uit 4 elementen: symbolen, communicatie, gedrag en persoonlijkheid.

Gedrag gaat hierbij over alle dagelijkse handelingen. Zeg maar jouw interne communicatie, zowel formeel als informeel, die je dagdagelijks voert. Denk aan omgang met medewerkers en klanten, de manier van reageren op social media, ...

Communicatie zorgt ervoor dat de persoonlijkheid van je organisatie wordt uitgedragen. Die communicatie moet matchen met het gedrag van je organisatie, je management en je medewerkers.

Symbolen gaan om de beelden die je gebruikt. Denk aan huisstijl, kleuren het logo en campagnebeelden. Met behulp van een sterke symboliek kan je je ook onderscheiden van concurrenten.

Dit alles om nog eens te benadrukken hoe belangrijk identiteit en consequent zijn voor je interne én externe communicatie zijn. Enkel zo kan je authentiek overkomen naar je team én je klanten.

Hoe maak je een intern communicatieplan?

Is interne communicatie belangrijk voor je organisatie? Dan heb je een sterk intern communicatieplan nodig. En daarvoor denk je dus best als een marketeer. Hiervoor moet je intern beginnen en starten vanuit de input van je medewerkers. Zo geef je hen inspraak en verzamel je nieuwe inzichten.

Stel jezelf de volgende vragen:

• Wat is eigenlijk mijn huidige strategie?
• Welke rol speelt communicatie nu binnen mijn organisatie?
• Hoe beoordelen mijn medewerkers die communicatie?
• Wat werkt? Waar is verbetering nodig/mogelijk?
• Welke boodschappen bleven in het verleden hangen?

Met die input kan je je plan gaan bouwen. Start zoals altijd vanuit doelstellingen, doelgroepen, kernboodschappen en kanalen. En maak gebruik van onderstaande tips om de interne communicatie aan te pakken.

Tips om de interne communicatie te verbeteren

Je communiceert natuurlijk al, maar met de volgende tips kan je je interne communicatie verbeteren:

Begrijp je medewerkers

Natuurlijk zijn zaken als leeftijd, functiegroep, locatie en culturele aspecten allesbepalend voor de manier waarop je je interne communicatie verpakt. Maar hou bij je kanaalkeuzes ook rekening met interesses, taal- en mediagebruik. Van daaruit ga je interne doelgroepen kunnen opstellen.

Stem je communicatie heel bewust af op al die gegevens. Laat zien dat je effectief wat doet met de bijdrage van je medewerkers, en geef hen openheid in dat proces.

Begrijp wat wel en niet werkt

Je interne communicatie faalt wanneer een pakkende boodschap ontbreekt. Stel jezelf - én je medewerkers! - de volgende vragen:

• Waar worstelen ze mee?
• Welke info hebben zij nodig om hun job goed te kunnen doen?
• Wat willen zij weten over collega’s en andere teams?
• Welke praktische info hebben ze nodig?
• Zijn er bepaalde zorgen of onzekerheden?

Door ook zorgen en issues te tackelen met je interne communicatie zorg je dat iedereen duidelijk en eenduidig geïnformeerd wordt, en problemen en speculaties niet te veel gaan leven. Positief nieuws zorgt dan weer voor meer samenhang tussen je collega’s.

Communiceer transparant, regelmatig én op tijd

Nergens is alles rozengeur en maneschijn. Soms moet er worden gereorganiseerd, worden procedures aangepast, heb je te maken met een overlijden of verlies je een belangrijke klant, of moet er bijvoorbeeld duidelijk worden gecommuniceerd over COVID-maatregelen.

Hoe vaak je ook zegt dat dat niet leeft onder de mensen of dat iets vertrouwelijk is: vergis je niet in de snelheid waarmee nieuws door je organisatie reist.

Of het nu gaat om leuke of minder aangename communicatie, informeer je medewerkers op tijd over ontwikkelingen. Ook als je nog niet alle informatie hebt. Een voorlopige tussenstand is beter dan helemaal geen nieuws. Laat ook de ruimte aan mensen om te reageren, stoom af te laten of ideeën aan te brengen.

Laat ook geen te lange periodes zonder communicatie gaan en deel regelmatige updates om de band met je medewerkers te bewaren. Wil je interne communicatie verbeteren, dan is consequent zijn het allerbelangrijkste.

Zet je kanalen doordacht in

Welke combinatie gaat dat zijn voor jouw interne communicatie, en hoe zet je elk kanaal precies in? Communiceer daarover en wijk ook niet van je beslissing af. Zo is het voor je medewerker perfect duidelijk wat hij of zij kan verwachten.

Dat zou er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:

Denk na over de juiste content mix

Je hebt een balans nodig tussen belangrijke boodschappen en lichte, leuke info. Zo hou je mensen betrokken en weten ze dat ze interessante content kunnen verwachten. Ook voor belangrijk nieuws dat ze nodig hebben om klanten goed te kunnen helpen. Ondersteun je interne communicatie waar je kan met beeldmateriaal voor een persoonlijke toets.

Ook voor je interne communicatie heb je dus een contentkalender nodig en wil je een goede frequentie aanhouden. Maar onthou dat je plan niet in cement gegoten is: minder belangrijke zaken geven altijd voorrang aan nieuws dat meteen naar je medewerkers moet.

De 360 graden benadering

Om echt te blijven hangen heeft je boodschap dus herhaling nodig. Vanuit marketing weten we dat een advertentie pas aankomt na 6 tot 11 vertoningen. Bij je interne communicatie moet je dus een gelijkaardig principe toepassen.

Breng je boodschap over met een verpakking geschikt voor elk medium. Dat geeft je medewerkers het gevoel dat het thema overal in de organisatie aanwezig is, wat opnieuw de betrokkenheid en het vertrouwen vergroot.

Interne communicatietrends

Uiteraard kunnen trends binnen interne communicatie evolueren, zeker onder invloed van technologie en noden binnen jouw organisatie. Hieronder gaan we nog even in op enkele interne communicatie trends:

Digitale collaboration tools: Op vlak van technologie zien we steeds meer digitale platformen als Slack, Microsoft Teams en andere medewerkers software opduiken. Dit biedt interessante nieuwe mogelijkheden voor interne communicatie, en je moet bekijken hoe ze passen in jouw kanalenmix en organisatie.

Video: We zien steeds meer gebruik van video, waaronder webinars, onboarding video’s en ander trainingsmateriaal. Het helpt zeker bij remote of verspreide teams om toch een persoonlijke connectie met elkaar en de organisatie te maken.

Employer branding: Medewerkers worden ook ingezet als ambassadeurs en aangemoedigd om je bedrijfsnieuws op hun sociale mediakanalen te delen. Om dit succesvol te doen heb je een sterke bedrijfscultuur nodig, en moet je zorgen dat medewerkers trots zijn om bij je organisatie te werken.

Chatbots en AI: De integratie van chatbots om interne communicatie en processen te verbeteren en veel voorkomende vragen te beantwoorden.

De opkomst van employee engagement platformen: Tools om engagement te meten via enquêtes, feedback mechanismen en performance data.

Podcasts: Ook interne podcasts kunnen een uitstekende manier zijn om informatie, updates en verhalen over te brengen in een meer dynamisch format.

Inclusieve communicatie: Een focus op het creëren van communicatie die beschikbaar is voor iedereen en divers is. Daarbij hou je rekening met de noden en perspectieven van al je medewerkers.

Gamification: Spelelementen in je interne communicatie integreren om training, leren en informatiedeling meer engagerend, ludiek en interactief te maken.

Virtual reality en augmented reality: Vooral bij training en ontwikkeling interessant om te bekijken voor je interne communicatiestrategie.

De rol van e-mailmarketing in interne communicatie

E-mailmarketing kan dus ook een waardevol onderdeel van je interne communicatie zijn. Door er op een doordachte manier mee om te springen kan je met e-mailmarketing ook betrokkenheid, loyaliteit, tevredenheid en duidelijkheid creëren voor je organisatie.

Elke boodschap heeft zijn plaats

Wil je informatie snel naar iedereen binnen een doelgroep overbrengen? Gebruik dan e-mail. Het stelt je in staat om beknopt de belangrijkste punten mee te geven. Voor meer info verwijs je dan bijvoorbeeld naar je medewerkersapp.

Regelmatige overzichten en recaps

Voorzie een maandelijkse nieuwsbrief om je belangrijkste HR-nieuws nog eens op te sommen. Want herhaling is belangrijk. Je kan bijvoorbeeld:

• iedereen op de hoogte houden van interessante projecten
• een update geven over verkeershinder
• nieuwe werknemers voorstellen
• de agenda delen
• naar meningen peilen
• peilen of mensen de punten van een meeting goed begrepen hebben
• je werknemers oproepen vacatures te delen via sociale media
• winacties lanceren

Het begint met een professioneel e-mailmarketingsysteem

Interne mails worden nog te vaak via Outlook verzonden. Ja, de mail heeft je postvak verlaten. Maar meer weet je niet. Is hij door de spamfilter geraakt? Hebben mensen de mail geopend? Werd er op content doorgeklikt?

Via een professioneel mailplatform kan je doelgroepen segmenteren, werk vergemakkelijken, je mails aantrekkelijk opstellen, content personaliseren, meetbare doelstellingen voor je organisatie opzetten en campagnes en resultaten evalueren.



Om interne communicatie goed aan te pakken vertrek je dus vanuit je medewerker. Wat leeft bij hem en wat heeft hij nodig? En op basis van die feedback laat je je verschillende kanalen optimaal samenwerken.