Information légale
Flexmail – Politique relative à l'IA générative
Fonctions d'IA dans l'application Flexmail — Politique & cadre juridique
Ce document décrit la politique de Flexmail relative à l'utilisation des fonctions d'IA générative et de l'assistant IA dans l'application et le site web de Flexmail. La politique a été élaborée conformément au RGPD et au règlement européen sur l'IA (règlement (UE) 2024/1689).
Les résultats générés par l'IA ne peuvent être utilisés qu'aux fins prévues, à savoir la composition de contenu pour vos campagnes d'e-mails ou la demande d'informations d'assistance. Toute autre utilisation est contraire aux présentes directives et peut entraîner la résiliation de l'accès.
Pour toute utilisation contraire à la législation applicable ou aux droits de propriété intellectuelle de tiers, vous restez, en tant qu'utilisateur ou entreprise, entièrement responsable de tout préjudice subi par Flexmail en conséquence.
Vous êtes responsable de vous assurer que tout le contenu que vous saisissez dans les fonctions d'IA — y compris les textes, les instructions et les résumés — est approprié et conforme aux présentes conditions.
Les résultats générés par l'IA peuvent contenir des inexactitudes ou d'autres anomalies. Flexmail ne garantit pas que les modèles d'IA ou leurs résultats soient exempts d'erreurs ou de distorsions. Vérifiez toujours attentivement les résultats générés avant de les ajouter à une campagne ou de les utiliser comme base pour des décisions.
Des fonctions d'IA supplémentaires pourront être ajoutées à l'avenir.
Anthropic ne traite pas ce contenu client pour former des modèles d'IA. Cela est stipulé contractuellement dans les conditions commerciales d'Anthropic : le traitement est strictement limité à l'exécution de la demande API.
Attention : évitez d'inclure des catégories particulières de données à caractère personnel ou d'autres informations personnelles sensibles dans l'interface IA. Le contenu saisi est partagé avec Anthropic dans le cadre de la prestation du service. La politique de confidentialité d'Anthropic s'applique : https://www.anthropic.com/legal/privacy
L'assistant IA est uniquement disponible après authentification. Seuls les utilisateurs Flexmail connectés y ont accès. De plus, cette politique est explicitement présentée et activement approuvée avant la première interaction avec l'IA (voir section 9). L'obligation d'information (art. 13 RGPD) est ainsi couverte à deux niveaux : via la relation contractuelle existante et via l'approbation explicite documentée.
Pour les questions complexes ou sensibles, la conversation peut être transmise à un collaborateur humain via une intégration automatisée avec HelpScout (transfert humain).
Les bases juridiques du traitement par l'assistant IA sont :
Le respect des durées de conservation est garanti par des processus automatisés qui ne nécessitent aucune intervention manuelle.
Flexmail se réserve le droit de modifier, suspendre, interrompre ou limiter davantage les fonctions d'IA et l'assistant IA à tout moment. La disponibilité de certaines fonctionnalités peut varier selon l'abonnement.
L'assistant IA ne fait pas usage des services d'Anthropic. Les conditions applicables à l'assistant IA sont exclusivement celles de Flexmail.
Flexmail enregistre chaque approbation de la manière suivante, conformément à l'obligation de responsabilisation de l'art. 5(2) RGPD :
En cas de modification substantielle de cette politique — c'est-à-dire des modifications affectant la nature du traitement, la base juridique ou les droits de l'utilisateur — l'utilisateur sera activement notifié et une nouvelle approbation explicite sera demandée avant toute utilisation ultérieure des fonctions d'IA. Les modifications rédactionnelles ou clarificatrices sans impact sur le traitement ne requièrent pas de nouvelle approbation, mais seront communiquées via l'historique des versions en bas de ce document.
Une fois acceptées, les conditions en vigueur sont toujours consultables dans les documents juridiques de l'application Flexmail. Les litiges sont réglés conformément aux conditions générales applicables à nos services.
Pour l'assistant IA, les données sont traitées exclusivement au sein de l'infrastructure interne. Aucune donnée n'est partagée avec des fournisseurs d'IA externes.
Lorsque vous utilisez des textes générés par l'IA, la politique de confidentialité d'Anthropic s'applique aux données que vous ou votre entreprise saisissez dans les fonctions de l'éditeur, car elles sont transférées directement vers la plateforme d'Anthropic.
Ce document décrit la politique de Flexmail relative à l'utilisation des fonctions d'IA générative et de l'assistant IA dans l'application et le site web de Flexmail. La politique a été élaborée conformément au RGPD et au règlement européen sur l'IA (règlement (UE) 2024/1689).
1. Utilisation et application des fonctions d'IA
Flexmail propose plusieurs fonctionnalités qui utilisent l'IA générative : traduction IA, amélioration de texte par IA, vérification orthographique par IA, générateur de ligne d'objet et de pré-en-tête par IA et l'assistant IA. Ces fonctionnalités vous aident à rédiger, affiner et traduire vos campagnes d'e-mails, et fournissent un support automatisé via le site web.Les résultats générés par l'IA ne peuvent être utilisés qu'aux fins prévues, à savoir la composition de contenu pour vos campagnes d'e-mails ou la demande d'informations d'assistance. Toute autre utilisation est contraire aux présentes directives et peut entraîner la résiliation de l'accès.
Pour toute utilisation contraire à la législation applicable ou aux droits de propriété intellectuelle de tiers, vous restez, en tant qu'utilisateur ou entreprise, entièrement responsable de tout préjudice subi par Flexmail en conséquence.
Vous êtes responsable de vous assurer que tout le contenu que vous saisissez dans les fonctions d'IA — y compris les textes, les instructions et les résumés — est approprié et conforme aux présentes conditions.
Les résultats générés par l'IA peuvent contenir des inexactitudes ou d'autres anomalies. Flexmail ne garantit pas que les modèles d'IA ou leurs résultats soient exempts d'erreurs ou de distorsions. Vérifiez toujours attentivement les résultats générés avant de les ajouter à une campagne ou de les utiliser comme base pour des décisions.
Des fonctions d'IA supplémentaires pourront être ajoutées à l'avenir.
2. Transparence sur l'utilisation de l'IA
Conformément au règlement (UE) 2024/1689 (le règlement sur l'IA), Flexmail vous informe comme suit :| Aspect | Explication |
|---|---|
| Fournisseur d'IA | Anthropic, PBC — modèle : Claude. Flexmail agit en tant que déployeur au sens du règlement sur l'IA. |
| Assistant IA | Modèle d'IA interne sur infrastructure interne. |
| Catégorie de risque | Pas d'application à haut risque (annexe III du règlement sur l'IA). Aucune prise de décision automatisée ayant des conséquences juridiques pour des tiers. |
| Vérification orthographique | Fonctionne sur la base d'une infrastructure locale. Aucune donnée n'est envoyée à Anthropic. |
| Contrôle humain (art. 14) | En tant qu'utilisateur, vous gardez toujours le contrôle. Les suggestions peuvent être acceptées, modifiées ou rejetées. La supervision humaine est un élément essentiel du flux de travail prévu. Flexmail applique ce principe comme bonne pratique ; l'art. 14 s'applique strictement aux seuls systèmes à haut risque. |
| Transparence assistant (art. 50) | Les utilisateurs sont informés qu'ils communiquent avec un système automatisé. L'assistant IA ne se présente jamais comme un collaborateur humain. |
3. Traitement des données, répartition des rôles et limitation des finalités
Le traitement des données dans le cadre des fonctions d'IA s'effectue à des niveaux distincts, chacun ayant sa propre base juridique et sa propre finalité.3.1 Niveau 1 — Traitement via Anthropic (fonctions d'IA dans l'éditeur)
Lorsque vous utilisez la traduction IA, l'amélioration de texte par IA et la génération de suggestions de ligne d'objet et de pré-en-tête, les textes que vous saisissez (contenu des e-mails) sont transmis à la plateforme d'Anthropic dans le seul but de générer le résultat IA demandé. Dans ce contexte, Flexmail agit en tant que sous-traitant au sens du RGPD, pour votre compte en tant que responsable du traitement.Anthropic ne traite pas ce contenu client pour former des modèles d'IA. Cela est stipulé contractuellement dans les conditions commerciales d'Anthropic : le traitement est strictement limité à l'exécution de la demande API.
Attention : évitez d'inclure des catégories particulières de données à caractère personnel ou d'autres informations personnelles sensibles dans l'interface IA. Le contenu saisi est partagé avec Anthropic dans le cadre de la prestation du service. La politique de confidentialité d'Anthropic s'applique : https://www.anthropic.com/legal/privacy
3.2 Niveau 2 — Assistant IA (traitement au sein de Flexmail)
L'assistant IA traite les données exclusivement au sein de l'infrastructure Flexmail. Aucune donnée n'est transférée à des fournisseurs d'IA externes. Flexmail agit en qualité de responsable du traitement au sens de l'art. 4(7) RGPD pour l'ensemble des traitements effectués dans le cadre de l'assistant IA.L'assistant IA est uniquement disponible après authentification. Seuls les utilisateurs Flexmail connectés y ont accès. De plus, cette politique est explicitement présentée et activement approuvée avant la première interaction avec l'IA (voir section 9). L'obligation d'information (art. 13 RGPD) est ainsi couverte à deux niveaux : via la relation contractuelle existante et via l'approbation explicite documentée.
Pour les questions complexes ou sensibles, la conversation peut être transmise à un collaborateur humain via une intégration automatisée avec HelpScout (transfert humain).
Les bases juridiques du traitement par l'assistant IA sont :
- Exécution d'un contrat (art. 6(1)(b) RGPD) : pour le traitement nécessaire à la fourniture du service aux utilisateurs Flexmail enregistrés.
- Intérêt légitime (art. 6(1)(f) RGPD) : pour la fourniture d'un support client automatisé et l'amélioration de la base de connaissances sur la base de données métriques anonymisées.
3.3 Niveau 3 — Flexmail en tant que responsable du traitement (finalités analytiques)
Indépendamment du traitement effectué par Anthropic et de l'assistant IA, Flexmail, en tant que responsable du traitement indépendant, peut collecter et traiter des données d'utilisation et des données dérivées aux fins suivantes (collectivement, les « finalités analytiques ») :- (a) Sécurité du service et prévention des abus ;
- (b) Gestion de la fiabilité, de la capacité et des performances ;
- (c) Analyse des produits et développement des fonctionnalités ;
- (d) Recherche et développement, y compris l'apprentissage automatique sur des ensembles de données anonymisées ou dérivées ;
- (e) Benchmarking et rapports agrégés.
4. Architecture technique et flux de données de l'assistant IA
Le tableau ci-dessous décrit le flux de données technique complet de l'assistant IA, de l'ouverture du widget à la suppression automatique des données.| Étape | Description | Infrastructure | Traitement des données |
|---|---|---|---|
| 1. Chargement du widget | L'assistant IA est chargé sur le site Flexmail. En cas de défaillance technique, le système bascule automatiquement vers HelpScout (voir ci-après). | Flexmail | Aucune donnée personnelle traitée. |
| 2. Envoi du message | Les ID de session sont pseudonymisés via un algorithme irréversible. L'ID brut ne quitte jamais l'appareil de l'utilisateur et ne peut pas être retracé jusqu'à une personne individuelle. | Flexmail | ID de session pseudonymisé. ID brut jamais stocké. |
| 3. Réponse IA | Le message est traité sur l'infrastructure interne via le modèle d'IA interne. Aucune donnée ne quitte l'environnement interne. | Flexmail | Entièrement au sein de Flexmail. Aucun traitement externe. |
| 4. Transfert humain | Lors du transfert vers un collaborateur, un ticket est créé dans le système de ticketing. Les données identificatrices sont immédiatement pseudonymisées. | Flexmail / HelpScout | Données identificatrices immédiatement pseudonymisées. |
| 5. Journalisation des métriques | Les métadonnées de conversation (évaluations, sujets, lacunes de connaissances) sont enregistrées pour le suivi qualité via des workflows automatisés. | Flexmail | Métadonnées agrégées, sans contenu des conversations. |
| 6. Tableau de bord | Les données métriques agrégées sont consultables via un tableau de bord sécurisé, accessible exclusivement aux collaborateurs Flexmail autorisés. | Flexmail | Collaborateurs Flexmail autorisés uniquement. |
| 7. Suppression automatique | Les données identificatrices sont supprimées après 30 jours. Les conversations complètes sont automatiquement supprimées après 60 jours. Les questions sur les lacunes de connaissances sont supprimées après 60 jours. | Flexmail | Protection de la vie privée dès la conception : suppression automatisée des données. |
4.1 Pseudonymisation et hachage de l'ID de session
Les ID de session sont pseudonymisés via un algorithme irréversible avant d'être stockés. L'ID brut ne quitte jamais l'appareil de l'utilisateur. Cela garantit que :- l'ID de session d'origine n'est jamais conservé dans aucun système ;
- l'ID pseudonymisé ne peut pas être retracé jusqu'à un utilisateur individuel ;
- le système est conforme au principe de protection des données dès la conception (art. 25 RGPD).
4.2 Durées de conservation et suppression automatique des données
L'assistant IA met en œuvre la suppression automatique des données conformément au principe de limitation de la conservation (art. 5(1)(e) RGPD) :| Catégorie de données | Traitement | Durée de conservation |
|---|---|---|
| Données identificatrices | Immédiatement pseudonymisées lors du transfert humain. Définitivement supprimées après 30 jours via un processus automatisé. | 30 jours |
| Conversations complètes | Automatiquement supprimées après la durée de conservation via un processus automatisé ne nécessitant aucune intervention manuelle. | 60 jours |
| Questions sur les lacunes de connaissances | Automatiquement supprimées après la durée de conservation. | 60 jours |
| ID de session pseudonymisé | Non retraçable jusqu'à une personne physique ; supprimé avec les données de conversation. | 60 jours |
| Données métriques (évaluations, sujets) | Agrégées, sans contenu des conversations. | S.O. |
Le respect des durées de conservation est garanti par des processus automatisés qui ne nécessitent aucune intervention manuelle.
4.3 Sécurité des accès
Tous les accès aux données au sein de l'infrastructure de l'assistant IA sont sécurisés via des mécanismes d'authentification et d'autorisation conformes à l'art. 32 RGPD. Le tableau de bord analytique est uniquement accessible aux collaborateurs Flexmail autorisés via une procédure de connexion sécurisée avec expiration automatique des sessions.5. Responsabilité
Flexmail et toutes les entreprises affiliées à Flexmail ne sont pas responsables des pertes directes ou indirectes, des dommages accessoires ou consécutifs résultant de l'utilisation des fonctions d'IA ou de l'assistant IA.Flexmail se réserve le droit de modifier, suspendre, interrompre ou limiter davantage les fonctions d'IA et l'assistant IA à tout moment. La disponibilité de certaines fonctionnalités peut varier selon l'abonnement.
6. Sécurité et gestion des incidents
6.1 Mesures techniques de sécurité
Les mesures techniques suivantes ont été mises en œuvre conformément à l'art. 32 RGPD :- Pseudonymisation des ID de session via un algorithme irréversible ; l'ID brut ne quitte jamais l'appareil de l'utilisateur ;
- Authentification et autorisation sécurisées pour tous les accès aux données et au tableau de bord analytique ;
- Basculement automatique vers le système de ticketing en cas de défaillance technique de l'assistant IA ;
- Pseudonymisation immédiate des données identificatrices lors du transfert humain ;
- Suppression automatique des données après les durées de conservation applicables, sans intervention manuelle ;
- Tout traitement par l'assistant IA au sein de l'infrastructure Flexmail, sans transfert vers des parties externes.
6.2 Procédure en cas de violation de données
En cas de violation de données suspectée impliquant des données traitées par les fonctions d'IA ou l'assistant IA, Flexmail suit la procédure d'incident standard conformément aux art. 33–34 RGPD :- Notification à l'Autorité de protection des données (APD) dans les 72 heures si la violation présente un risque pour les personnes concernées ;
- Notification aux utilisateurs concernés si la violation présente un risque élevé pour leurs droits et libertés ;
- Documentation de l'incident dans le registre des incidents Flexmail.
7. Droits des personnes concernées
Les utilisateurs des fonctions d'IA et de l'assistant IA peuvent exercer les droits suivants conformément au RGPD :- Droit d'accès (art. 15 RGPD) : consultation des données faisant l'objet d'un traitement.
- Droit à l'effacement (art. 17 RGPD) : demande de suppression des données de conversation, dans la mesure où elles n'ont pas encore été automatiquement supprimées.
- Droit à la limitation du traitement (art. 18 RGPD).
- Droit d'opposition (art. 21 RGPD) : opposition au traitement fondé sur l'intérêt légitime.
8. Clause relative à l'IA (Anthropic)
Lorsque vous utilisez la traduction IA et l'amélioration de texte par IA, vous acceptez, en plus des présentes conditions, les conditions commerciales d'Anthropic : https://www.anthropic.com/legal/commercial-termsL'assistant IA ne fait pas usage des services d'Anthropic. Les conditions applicables à l'assistant IA sont exclusivement celles de Flexmail.
9. Acceptation
Avant la première interaction avec l'IA — que ce soit avec les fonctions d'IA dans l'éditeur ou avec l'assistant IA — cette politique est explicitement présentée à l'utilisateur. L'accès aux fonctions d'IA n'est possible qu'après une confirmation active (opt-in) de l'utilisateur. Une prise de connaissance passive ou une acceptation implicite par l'utilisation ne suffit pas.Flexmail enregistre chaque approbation de la manière suivante, conformément à l'obligation de responsabilisation de l'art. 5(2) RGPD :
- Horodatage de l'approbation (date et heure) ;
- Numéro de version de la politique approuvée ;
- Identité de l'utilisateur (liée au compte Flexmail).
En cas de modification substantielle de cette politique — c'est-à-dire des modifications affectant la nature du traitement, la base juridique ou les droits de l'utilisateur — l'utilisateur sera activement notifié et une nouvelle approbation explicite sera demandée avant toute utilisation ultérieure des fonctions d'IA. Les modifications rédactionnelles ou clarificatrices sans impact sur le traitement ne requièrent pas de nouvelle approbation, mais seront communiquées via l'historique des versions en bas de ce document.
Une fois acceptées, les conditions en vigueur sont toujours consultables dans les documents juridiques de l'application Flexmail. Les litiges sont réglés conformément aux conditions générales applicables à nos services.
10. Confidentialité et cookies
Vous devez vous abstenir d'inclure des informations privées ou personnelles dans l'interface IA des fonctions de l'éditeur. Toutes les informations que vous saisissez sont partagées avec Anthropic via le modèle d'IA.Pour l'assistant IA, les données sont traitées exclusivement au sein de l'infrastructure interne. Aucune donnée n'est partagée avec des fournisseurs d'IA externes.
Lorsque vous utilisez des textes générés par l'IA, la politique de confidentialité d'Anthropic s'applique aux données que vous ou votre entreprise saisissez dans les fonctions de l'éditeur, car elles sont transférées directement vers la plateforme d'Anthropic.