Politique de confidentialité

1. Généralités

Flexmail SA, dont le siège social est établi à 3600 Genk, Jaarbeurslaan 29 boîte 31, et qui est inscrite auprès de la BCE sous le numéro d’entreprise 0835.786.642 (ci-après dénommée « Flexmail »), attache une énorme importance à la protection de la vie privée. Flexmail souhaite informer le mieux possible ses clients et les utilisateurs de ses services, les respecter et leur laisser le contrôle sur ce qui se passe avec leurs données. Flexmail veut gérer et utiliser les données de ses clients de manière sûre, respectueuse et raisonnable, afin de mieux servir ses clients et leur offrir la meilleure expérience possible. Flexmail part de ce fait du principe que chacun doit avoir le contrôle sur ses données à caractère personnel. Ci-dessous, vous retrouverez des informations sur les types de données que Flexmail collecte, pourquoi elle les collecte et pendant combien de temps elle les conserve, mais aussi comment vous pouvez garder un contrôle sur ces données.

Flexmail invite ses clients à prendre le temps de lire attentivement cette Politique de Confidentialité, ainsi que les Conditions Générales et d’éventuelles autres conditions pouvant s’appliquer à ses produits et services.

2. Application

Cette Politique de Confidentialité s’applique à tous nos clients (actuels, anciens et futurs), ainsi qu’à tous les visiteurs du/des site(s) web de Flexmail.

Le règlement général sur la protection des données de l’UE 2016/679 du 27 avril 2016 (« Règlement général sur la protection des données »), la loi du 30 juillet 2018 (« Loi sur la protection des données personnelless»), la loi du 13 juin 2005 (« Loi relative aux communications électroniques ») et les arrêtés d’exécution s’y rapportant, ainsi que toute modification ultérieure de ces documents, fixent les règles relatives à la protection de vos données à caractère personnel.

Flexmail s’efforce de remplir ses devoirs et de respecter les droits du client à chaque fois que Flexmail traite vos données à caractère personnel. Pour de plus amples informations à ce sujet, Flexmail vous conseille de consulter le site web de la Commission de la protection de la vie privée.

3. Traitement des données à caractère personnel et responsabilités

Par « données à caractère personnel », on entend toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (« personne concernée ») ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Les données à caractère personnel collectées et traitées par Flexmail sont en premier lieu les informations que le client saisit lui-même via les différentes pages de notre/nos site(s) web et que Flexmail obtient via votre utilisation de notre/nos site(s) web et/ou nos produits et/ou nos services.

Plus précisément, les données suivantes sont stockées dans l'application Flexmail:

• Toutes les données personnelles ou contacts que le client importe dans l'application via l'interface utilisateur ou l'API
• Toutes les données personnelles que le client demande aux contacts via des formulaires
• Les données de suivi des contacts peuvent contenir toutes les données de la demande TCP / HTTP envoyée par le navigateur ou la personne concernée.
• Détails de l'utilisateur et informations d'identification des utilisateurs de l'application
• IP et UID dans les journaux d'accès et d'audit
• Données de facturation

Flexmail agit en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel de ses clients aux fins décrites dans cette Politique de Confidentialité.

Il n’en demeure pas moins que le client a un certain nombre d’obligations en rapport avec le traitement des données à caractère personnel qui permet au client d’utiliser les produits et services de Flexmail. à ce titre, le client doit toujours, lorsque cela est nécessaire, obtenir les autorisations exigées par la loi de la part des utilisateurs finaux pour que leurs données à caractère personnel puissent être traitées par Flexmail, pour autant que cela soit nécessaire dans le cadre des produits et services de Flexmail.

4. Objectifs

Flexmail traite des données à caractère personnel à diverses fins, en veillant toujours à ne traiter que les données nécessaires pour atteindre l’objectif poursuivi.

Nous utilisons donc des données à caractère personnel :

• Lorsque nous avons obtenu l’autorisation de le faire ;
• Dans le cadre de la rédaction ou l’exécution de notre contrat ;
• Pour répondre aux dispositions légales ou réglementaires auxquelles nous sommes soumis ; et
• Lorsque Flexmail a un intérêt légitime, comme par exemple, selon le cas, pour pouvoir faire du marketing direct, prévenir la fraude, gérer l’administration interne ou assurer une sécurité adéquate du réseau et des informations, auquel cas nous rechercherons toujours un équilibre entre cet intérêt et le respect de la vie privée des personnes concernées.

Sous réserve de l’autorisation, et pour autant que cela soit nécessaire, Flexmail collecte des données à caractère personnel aux fins concrètes suivantes :

Pour traiter les demandes de livraison de nos produits et services.

Si vous visitez notre site web pour collecter des informations et/ou demander des renseignements sur nos produits et services ou lorsque vous vous inscrivez p. ex. à la lettre d’information de Flexmail, Flexmail a dans tous les cas besoin de vos coordonnées. Toutes les informations que Flexmail reçoit à votre sujet durant cette phase précontractuelle, Flexmail ne les utilise que dans le but de pouvoir vous fournir les informations que vous avez demandées, comme vous le désirez. Par la suite, si vous décidez de devenir client chez Flexmail, Flexmail vous demandera de lui fournir plusieurs données à caractère personnel (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse mail, numéro de client…) et vous attribuera également certaines données, comme des identifiants de connexion

Pour fournir le meilleur service possible et vous informer au sujet des possibilités d’utilisation.

Flexmail utilise des données à caractère personnel pour pouvoir assurer l’installation, l’entretien et l’assistance des produits et services, ainsi qu’à des fins administratives.

Pour vous informer sur des produits et services (nouveaux ou non) de Flexmail.

Flexmail peut utiliser des données à caractère personnel pour pouvoir proposer (par écrit, par téléphone ou par voie électronique) de nouveaux produits et/ou services ou annoncer des actions spéciales que Flexmail estime intéressantes pour vous. Vous pouvez naturellement vous désabonner de ces types de messages (voir plus loin).

Pour suivre des performances.

Flexmail peut utiliser des données à caractère personnel, ainsi que des profils de consommateurs, pour pouvoir évaluer ses produits et services. Cela inclut entre autres : la demande de commentaires sur des services (par exemple via une étude de marché), des données que nous obtenons lorsque nous répondons à des questions posées par des clients, la détection de fraudes et l’assurance qualité.

Pour se conformer à des obligations légales.

Dans de nombreux cas, Flexmail est légalement obligée de conserver certaines données à caractère personnel et/ou de les communiquer à des autorités publiques, par exemple dans le cadre des obligations fiscales et comptables générales. Dans le cadre d’une enquête policière ou juridique, Flexmail peut être obligée de communiquer certaines informations de façon confidentielle aux autorités concernées.

Pour conserver des analyses, des tests et des statistiques, entre autres à des fins d’analyses de tendances.

Flexmail peut utiliser des données anonymes et agrégées pour, par exemple, pouvoir produire des rapports internes et externes sur l’utilisation de ses services. Les données qui sont utilisées dans ce contexte ne permettent pas de remonter à un individu spécifique. Les informations que Flexmail tire de ces analyses sont utilisées pour évaluer le portefeuille de produits et services actuel et pour évaluer les processus de Flexmail et les adapter aux nouveaux développements.

5. Sécurité

Flexmail veille toujours à protéger les données à caractère personnel et la vie privée, tant dans les bureaux physiques que sur le réseau de Flexmail. Flexmail prend donc toutes les mesures organisationnelles et techniques permettant de protéger les données à caractère personnel.

Les collaborateurs de Flexmail ont été formés pour garantir une gestion correcte des données confidentielles. Dans le cas de projets impliquant des données à caractère personnel, une évaluation est également réalisée au niveau de la sécurité et de la protection des données à caractère personnel. La politique de protection des informations, les exigences et les normes de gestion de Flexmail sont d’ailleurs entièrement inspirées de la norme internationale ISO 27001, pour laquelle Flexmail a déjà obtenu un certificat depuis 2018. Pour la protection des données, Flexmail a embauché du personnel spécialisé, qui veille au respect de la législation et des aspirations éthiques. Flexmail a en outre embauché du personnel spécialisé pour assurer la sécurité du réseau, de l’infrastructure et des systèmes d’information. De plus, Flexmail utilise toutes sortes de mesures techniques visant à protéger les données à caractère personnel (protection par mot de passe, logiciels de chiffrement sur disques durs, pare-feu, antivirus, systèmes de détection d’intrusion et d’anomalies, contrôle d’accès pour les employés, etc.).

En cas de fuite de données entraînant des conséquences négatives pour les données à caractère personnel, le client est averti personnellement dans les circonstances prévues par la loi.

Les employés de Flexmail qui ont accès aux informations personnelles sont limités et soigneusement sélectionnés. Ces personnes sont autorisées à accéder aux informations personnelles pour autant qu’elles aient besoin de ces informations pour pouvoir mener à bien leurs tâches.

L’existence et ta teneur de la communication personnelle qui a lieu via le réseau de Flexmail (par exemple : échanges d’e-mails, hébergement…) sont protégées par les dispositions relatives au secret des télécommunications. Cela signifie que, sauf exceptions prévues par la loi, Flexmail et ses employés ne peuvent prendre aucune connaissance de l’existence et de la teneur de cette communication.

Les sites web de Flexmail contiennent parfois des liens vers des sites de tiers (réseaux sociaux, organisateurs d’événements sponsorisés par Combel) dont les conditions d’utilisation ne relèvent pas du champ d’application de la présente Politique de Confidentialité. Lisez attentivement leur politique en matière de protection des données à caractère personnel.

6. Transmission de données à des tiers

Flexmail ne vend et ne transmet aucune donnée à caractère personnel à des tiers, sauf :

à nos ayants droit et d’autres entreprises faisant partie du groupe Combell.

Flexmail transmet des données à caractère personnel à d’éventuels ayants droit et entreprises apparentées (comme des filiales et des sociétés sœurs) aux mêmes fins que celles mentionnées dans la présente Politique de Confidentialité.

Si cela est nécessaire pour que nous puissions fournir nos services.

Pour certains aspects de nos produits et services, nous collaborons avec des tiers ou faisons appel à des sous-traitants. Ces tiers sont toujours sélectionnés avec grand soin et un accord lie toujours Flexmail et ces tiers, conformément à la législation en vigueur. Flexmail fait notamment appel à des prestataires d’enregistrement de noms de domaines, des fournisseurs de services de messagerie électronique, des fournisseurs de certificats SSL, des fournisseurs de services cloud connect, des fournisseurs de services Sitebuilder, des fournisseurs de services de bureau en ligne et des fournisseurs de services de fax en ligne. Pour de plus amples informations sur nos sous-traitants, vous pouvez toujours nous contacter via les coordonnées reprises au point 10.

Si vous achetez chez Flexmail un produit ou service (en ligne) d’un fabricant ou fournisseur établi en dehors de l’Union européenne, il est possible que des mesures complémentaires soient nécessaires pour garantir la sécurité des données à caractère personnel, comme une certification sous l’EU-US Privacy Shield et/ou une convention de sous-traitant avec des clauses types rédigées par la Commission européenne.

Lorsqu’une personne refuse que ses données soient transmises, il est possible que certains services ne puissent plus être proposés par Flexmail.

S’il y a une obligation légale.

Flexmail vous renvoie pour cela au point 4 de la présente Politique de Confidentialité.

S’il existe un intérêt légitime pour Flexmail ou le tiers concerné.

Cela arrive uniquement si l’intérêt ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée ne prévalent pas.

Si Flexmail a obtenu l’autorisation de la personne concernée.

Si Flexmail devait être amenée à donner des données à caractère personnel à des tiers par d’autres moyens, cela se ferait avec une communication explicite, reprenant des explications quant au tiers, aux objectifs de la transmission de données et au traitement de ces dernières. Lorsque la loi l’exige, Flexmail obtiendra l’autorisation expresse et sans équivoque de la personne concernée. La personne concernée a également toujours la possibilité de s’opposer (voir plus loin).

En ce qui concerne la transmission internationale des données à caractère personnel, Flexmail protège toutes les données à caractère personnel conformément au niveau de protection exigé par la réglementation européenne.

Dans certains cas, Flexmail utilise des données anonymes et agrégées à des fins commerciales ou pour la création de rapports externes. Ces données ne permettent jamais de remonter à un individu spécifique.

7. Droits des personnes concernées

Vous pouvez faire valoir plusieurs droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel à l’égard de Flexmail, pour autant que la législation en vigueur vous garantisse ces droits.

Vous pouvez faire valoir ces droits en utilisant les coordonnées reprises au point 10 de la présente Politique de Confidentialité. Flexmail répondra à de telles demandes et y donnera suite ou non conformément à la législation en vigueur, en principe dans une période de un (1) mois, une fois de plus conformément à la législation en vigueur.

Pour pouvoir faire valoir vos droits, et pour éviter toute divulgation non autorisée de vos données à caractère personnel, vous devez nous fournir une preuve de votre identité. Nous vous demandons de ce fait de bien vouloir inclure, de préférence, une copie de l’avant de votre carte d’identité avec votre demande. La demande peut être envoyée aux coordonnées reprises au point 10 de la présente Politique de Confidentialité.

Si vous jugez cela nécessaire, vous pouvez également vous adresser à ou déposer une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données (contact@apd-gba.be).

Droit d’opposition

Droit d’accès et de transparence

Vous avez le droit d’accéder (gratuitement) aux données vous concernant et d’obtenir une copie de ces données à caractère personnel. Vous pouvez en outre nous demander :

• Si nous traitons des données à caractère personnel vous concernant ;
• à quelles fins nous les traitons ;
• Quelles catégories de données à caractère personnel nous traitons ;
• Avec quelles catégories de tiers nous partageons vos données à caractère personnel ;
• Quelle est l’origine des données traitées ;
• Quels droits vous avez.

Droit de rectification et d’effacement des données

En tant que personne concernée, vous avez le droit de faire corriger ou compléter des données à caractère personnel incomplètes, erronées, inappropriées ou obsolètes. Pour cela, vous pouvez contacter notre service clientèle à partir d’une adresse enregistrée ou modifier vos données via le portail web “https://app.flexmail.eu/auth”. Pour garder vos données à jour, nous vous prions, dans tous les cas, de nous communiquer toute modification, comme dans le cas d’un déménagement.

Vous avez également le droit d’obtenir, dans les meilleurs délais, l’effacement de vos données à caractère personnel si et dans la mesure où :

• les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires à la réalisation des objectifs ;
• il n'existe plus de fondement juridique au traitement ;
• vous vous opposez au traitement, et il n'existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement par Flexmail ;
• les données à caractère personnel ont fait l'objet d'un traitement illicite ; ou
• les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui incombe à Flexmail.

Après avoir exécuté une demande d’effacement, Flexmail vous enverra un message de confirmation. En cas d’effacement partiel, Flexmail expliquera également pourquoi il n’a pas été possible d’accéder entièrement à la demande.

En fonction de la nature de la demande, il est possible que certains services ne puissent plus être proposés par Flexmail. Flexmail ne peut pas non plus toujours effacer toutes les données demandées, par exemple pour s’acquitter d’obligations légales (pour satisfaire aux obligations comptables et fiscales, Flexmail est par exemple tenue de conserver les données de facturation durant maximum 7 ans).

Droit à la limitation du traitement

En tant que personne concernée, vous avez aussi le droit d’obtenir de la part de Flexmail la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, si et dans la mesure où un des éléments suivants s'applique :

• vous contestez l'exactitude des données à caractère personnel, auquel cas le traitement sera limité durant une période permettant à Flexmail de vérifier l’exactitude des données ;
• le traitement des données à caractère personnel est illicite et vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
• Flexmail n'a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement, mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
• vous vous êtes opposé au traitement pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.

En cas de limitation du traitement, les données peuvent cependant encore être conservées par Flexmail.

Droit à la portabilité des données

Pour les données à caractère personnel qui (i) sont traitées dans le cadre de l’exécution du contrat, (ii) ont été fournies par vous-même et (iii) sont traitées via des procédés automatisés, vous avez, en tant que personne concernée, le droit de recevoir ces données de la part de Flexmail dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ainsi que de demander à Flexmail de transmettre ces données directement à un tiers, pour autant que cela soit techniquement possible, si vous décidez de changer de fournisseur.

8. Durées de conservation

Flexmail conserve et traite vos données à caractère personnel le temps de réaliser les objectifs décrits au point 4.

La durée de conservation peut donc varier en fonction des objectifs, par exemple pour s’acquitter d’obligations légales (pour satisfaire à nos obligations comptables et fiscales, Flexmail est par exemple tenue de conserver les données de facturation durant maximum 7 ans) ou par nécessité juridique, pour pouvoir conserver certaines données comme preuves en cas de litiges, jusqu’à maximum 10 ans après l’échéance du contrat. Naturellement, l’accès à ces données archivées est limité.

9. Cookies & le site web

Outre les données que vous partagez volontairement avec Flexmail lorsque vous utilisez nos sites web, Flexmail fait également usage de cookies et autres moyens technologiques pour collecter des données.

Sites web

Toutes les informations, qu’elles soient sous la forme de texte, de fichiers ou d’images, ainsi que toute autre forme possible, ne sont mises à disposition par Flexmail qu’à titre informatif.

Toute personne intéressée peut prendre connaissance de ces informations. Flexmail se réserve toutefois le droit, à tout moment qui lui semblera opportun, et sans aucun préavis, de modifier les règles et les conditions relatives à l’accès à l’utilisation du site web, ou de limiter l’accès à l’entièreté du site web ou à certaines de ses parties.

L’accès à de telles parties privées du site web peut être subordonné à la fourniture d’informations par le visiteur/utilisateur du site web. Le visiteur/utilisateur qui fournit ces informations accepte expressément que ces informations deviennent la propriété de Flexmail, et que par la simple communication des informations à Flexmail, cette dernière reçoit l’autorisation expresse d’utiliser les informations conformément aux dispositions de la Politique de Confidentialité.

Le droit d’accès à la partie privée du site web de Flexmail via l’utilisation de noms d’utilisateurs et de mots de passe peut être modifié ou refusé à tout moment par Flexmail, sans qu'aucun dédommagement ne puisse être réclamé.

Cookies

Notre site web utilise des cookies ou d’autres technologies similaires permettant d’enregistrer ou lire des informations concernant l’appareil (pour faciliter la lecture, toutes ces techniques seront ici dénommées ‘cookies’). Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur les types de cookies que nous utilisons, ainsi que sur les raisons pour lesquelles nous les utilisons, la manière dont nous les utilisons, et les choix qui vous reviennent dans ce contexte, veuillez cliquer ici pour découvrir notre politique relative aux cookies.

10. Coordonnées

Toute question ou demande concernant les données à caractère personnel ou la présente Politique de Confidentialité peut être adressée à tout moment à :

Flexmail nv
Attn: Data Protection Team
Jaarbeurslaan 29 bus 31, 3600 Genk
Tel: +32 89 69 00 30
e-mail: data.protection@combellgroup.com

11. Modifications

Flexmail se réserve le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité. Toute modification sera systématiquement publiée sur ce site web avant son entrée en vigueur. Il est de ce fait vivement recommandé de régulièrement consulter cette Politique de Confidentialité, de manière à ce que vous soyez toujours au courant de ces modifications.


UPDATED: 09 JAN 2020