Le nouveau système de gestion des contacts de Flexmail est en route

Bonjour à tous,

Pour ceux d'entre vous qui ne me connaissent pas : je m'appelle Michelle et je suis Responsable produit chez Flexmail. L'équipe de Flexmail au complet est impatiente de vous montrer ce à quoi nous avons travaillé comme des bœufs ces derniers mois : notre nouveau système de gestion des contacts tant attendu.

En quoi ce système est-il intéressant pour vous ? Toutes vos données sont stockées de manière centralisée à un seul endroit, pour une meilleure vue d'ensemble. Le système s'oriente davantage sur ce que vous utilisez le plus souvent. Moins de paramètres exotiques. Des processus plus épurés. Et uniquement les données dont vous avez effectivement besoin.

Nous procéderons progressivement à ces ajustements. Ici, nous vous tenons au courant des développements les plus récents. Quand ce sera le tour de votre compte, nous vous le signalerons. Nous vous expliquons ci-dessous précisément et en détail ce que vous pouvez attendre de cette transformation.

Mais commençons par le commencement.

Que s'est-il passé, ces derniers temps ?

Ces deux dernières années, nous avons déployé des efforts considérables. Nous avons examiné les activités des utilisateurs dans Flexmail, mais aussi ce qui ne les intéressait pas. Pour ce faire, nous avons interviewé des utilisateurs et regardé comment ils exécutaient certaines étapes. Nous aimerions une fois de plus remercier ceux de nos clients - plus d'une centaine - qui se sont levés tôt pour nous fournir un retour d'informations tout au long des différentes phases du processus : sans vous, ceci n'aurait pas été possible.

Nous avons aussi examiné les opinions concernant nos activités de support et les résultats qu'elles ont engendrés, à partir des outils analytiques de l'application, afin de connaître les points forts de Flexmail, mais aussi ses points perfectibles. Nous avons aussi voulu définir les points urgents à améliorer.

Ensuite, nous avons construit des wireframes et des prototypes, et nous les avons fait tester par des utilisateurs réels. C’est ainsi que nous avons continué à faire des efforts pour trouver la meilleure solution possible. Nos développeurs ont travaillé dur pendant des mois sur les véritables fondations de Flexmail. Le résultat est une version majeure que nous sommes sur le point de lancer.

Qu'est-ce qui va changer ?

Commençons par la nouvelle structure de navigation.

La navigation (et, finalement, tous les aspects de Flexmail) va subir une véritable métamorphose. Nous lui avons conféré un aspect plus serein et fait en sorte que l'attention de l'utilisateur soit davantage concentrée sur les écrans qu'il utilise le plus.

• Le menu a été réagencé en fonction de nos fonctionnalités-clés : campagnes promotionnelles, formulaires, contacts et automation.
• Les rapports ont été retirés du menu principal. Chaque élément contient tout ce dont vous avez besoin dans le contexte concerné, allant de la gestion au rapportage.
• Les formulaires sont utilisés à de très nombreuses fins par vous tous. C'est pourquoi nous les avons ajoutés au menu principal.
• Les fonctionnalités d'Automation ont, comme il se doit, également été intégrées au menu, sans toutefois encombrer les utilisateurs débutants. Vous y trouverez aussi vos workflows et vos pages d'accueil.
• L'URL de l'application va, lui aussi, être modifié, ce qui peut être important lorsque vous recourez à des listes blanches. Dorénavant, nous n'utiliserons plus https://www.flexmail.eu mais https://app.flexmail.eu

Confort d'utilisation

En 2018, nous avons fait tout le nécessaire pour nous conformer à la RGPD. Dans ce domaine, nous nous sommes forgés une excellente réputation. Avec cette nouvelle version, nous misons pleinement sur le confort d'utilisation.

• Nous nous axons principalement sur le regroupement de plusieurs listes de diffusion en 1 base de données. C'est également le cas de cette version : tout le monde devra faire la transition.
• Un contact ne peut exister qu'une seule fois dans un compte. Cela simplifie grandement la gestion des préférences, nécessités et désinscriptions.
• Ensuite, via la segmentation, vous créez de nouveaux groupes-cibles à des fins de personnalisation.

Vu que les listes de diffusion ont laissé la place à une seule base de données, il est beaucoup plus utile d'avoir une autre vue d'ensemble. Vos contacts actifs, vos contacts désinscrits et les contacts pour lesquels vous n'avez pas encore créé d'option d'inclusion sont désormais répartis sur trois onglets.

Examinons de plus près un contact individuel.

Jusque maintenant, vous pouviez utiliser 32 champs standards, qu'ils vous soient utiles ou non. Nous avons ramené ce nombre à une adresse e-mail, un nom, un prénom, une langue et une source. Les autres champs qui sont déjà utilisés dans un compte, nous allons les convertir pour tout le monde en champs personnalisés. Vous ne perdrez donc aucune information. Vous pouvez leur donner un autre nom, les supprimer et créer vos propres champs. Y compris les champs libres 1 à 6. Finies, les données superflues. Désormais, vous disposez uniquement des données dont vous avez vraiment besoin !

La fonction « importation » a également été entièrement redéfinie.

En autorisant seulement des fichiers au format .csv, le risque d'erreurs d'importation est considérablement réduit. Nous optons pour un flux d'importation normalisé, sans paramètres exotiques et cachés. À présent, nous partons du principe que les informations les plus récentes sont les bonnes. Via cette importation, les champs sont toujours complétés et non vidés. Par ailleurs, au lieu d'être supprimés, les préférences et les centres d'intérêt sont également renseignés.
Les profils d'importation disparaissent aussi. Au lieu de cela, nous retiendrons chaque fois le listage utilisé en dernier lieu.

Manuel d'utilisation flambant neuf

S'il y a quelque chose que vous ne comprenez pas, vous pouvez cliquer sur les liens que vous trouverez dans des introductions et à certaines pages. Ils vous redirigeront vers les pages correspondantes de notre tout nouveau manuel. Entièrement actualisé, il renferme des astuces, des instructions et une fonction de recherche hyper pratique. Il comprend trois sections : ce que vous devez savoir avant d'utiliser une fonctionnalité, une description de la manière dont vous devez l'utiliser et tout un chapitre consacré à des idées.

Qu'est-ce qui est prévu ?

Durant les prochaines semaines, toutes les améliorations seront progressivement appliquées aux différents comptes. Entre-temps, nous recueillerons votre retour d'informations. Nous avons commencé par tous les comptes qui ont participé à nos tests utilisateurs.

Peut-être avez-vous déjà reçu des e-mails contenant des informations supplémentaires sur la nouvelle version. Cela signifie que votre compte sera bientôt pris en charge. Dans le cas contraire, vous en serez rapidement averti.

Dès que votre compte aura accès aux nouvelles fonctionnalités, vous verrez d'abord s'afficher un écran d'intégration. Sur cet écran, vous devrez renseigner les langues de communication dans lesquelles vous transmettrez vos e-mails. Quand cette opération sera terminée, votre compte sera automatiquement converti.

Questions fréquentes

Je suis l'administrateur de mon compte et je vais devoir expliquer ces changements à mes collègues. Où puis-je trouver de plus amples informations ?

La section précédente vous propose une synthèse de tous les changements. Si votre compte a déjà été converti pour créer une seule base de données, la transition s'effectuera sans anicroche.

Si cela ne s'est pas encore fait, il est important que, en tant qu'administrateur, vous parcouriez d'abord le processus de conversion afin de choisir parmi vos différentes listes de diffusion. Vous devrez aussi fournir quelques explications additionnelles à vos collaborateurs : le fait de recourir à la segmentation vous offrira beaucoup de nouvelles possibilités.

Tous les nouveaux écrans comprendront des liens qui vous redirigeront vers la nouvelle documentation de support. Mais nous avons consacré énormément de temps à rendre les différentes interfaces aussi intuitives que possible. Nous n'affichons pas d'informations dont vous n'avez pas besoin à ce moment-là et répartissons des tâches complexes en différentes petites sous-étapes faciles à gérer. Tout ce qui apparaît sur votre écran doit être prévisible.

Vous vous posez d'autres questions sur ce qui précède ou vous voudriez que l'un de nos experts exécute avec vous les modifications ou les étapes du Converter (convertisseur) ? Pas de problème. Faites-nous signe.

Quand les nouvelles fonctionnalités seront-elles disponibles dans mon compte ?

Nous implémentons la nouvelle version progressivement pour que les clients, quelle que soit leur ampleur, aient suffisamment de temps pour se préparer. Nous commençons par tous les clients qui ont participé aux tests utilisateurs. Le retour d'informations complémentaire qu'ils nous fourniront nous permettra d'assister encore plus adéquatement les groupes suivants.

De toute manière, quand votre compte sera sur le point d'être pris en charge, nous vous l'annoncerons.

Vous voudriez aussi faire partie du panel d'essai ?
Inscrivez-vous alors ici..

Comment puis-je rester au courant de l'évolution de cette implémentation ?

Lorsque votre groupe sera sur le point d'être pris en charge, nous vous l'annoncerons. Et pour les mises à jour, vous pourrez toujours vous rendre à cette page. Pour toutes questions spécifiques sur ce sujet, n'hésitez pas à contacter notre service de support. Nos collègues sont à votre disposition.

Je suis l'administrateur de mon compte et il me faudra plus de temps pour expliquer ces changements à mes collaborateurs. Pouvez-vous m'exclure de l'implémentation initiale ?

Si votre compte n'a pas encore été converti en une seule base de données et vous devez mener une campagne urgente, nous comprenons naturellement très bien que cette action prévaut sur l'exécution de la conversion de votre compte. Vous n'êtes donc absolument pas obligé d'effectuer l'intégration à ce moment-là.

Si vous êtes inquiet au sujet de la mise en œuvre ou avez besoin d'aide pour expliquer les changements à vos collaborateurs, contactez-nous. Nous serons ravis d'examiner avec vous les possibilités et d'essayer de trouver une solution ensemble.

À quoi servent les paramètres linguistiques pendant l'intégration ?

Lors de la première utilisation des nouvelles fonctionnalités, on vous demandera de renseigner vos langues de communication. Il s'agit des langues dans lesquelles vous envoyez des e-mails à vos contacts. Si vous n'utilisez qu'une seule langue, nous ne vous demanderons plus, par la suite, dans quelles langues vous souhaitez créer des ressources (comme des formulaires d'option d'inclusion, des segments, des campagnes, etc.).

Si vous envoyez des e-mails dans plusieurs langues, ces menus de sélection contiendront donc uniquement les langues que vous utilisez. Si vous créez de nouveaux champs, vous pourrez désormais les traduire vers vos langues de communication. En outre, pendant la conception de nouvelles fonctionnalités, nous étendrons davantage les possibilités de traduction.

Questions et retour d'informations complémentaires

Si vous voulez nous transmettre du retour d'informations, nous faire part de vos inquiétudes ou nous poser des questions, contactez-nous.