Flux de communication interne : le rôle du marketing par e-mail et d'autres canaux

Qu'est-ce que la communication interne ?

La communication interne est le flux dynamique d'informations au sein d'une organisation. Elle va au-delà des messages officiels que votre organisation transmet aux employés. C'est comme le battement de cœur d'une organisation, où les membres de l'équipe collaborent de manière fluide et engageante, partagent des idées et renforcent la culture de l'entreprise.

Pourquoi la communication interne est-elle si importante ?

Vous souhaitez partager des informations avec le personnel, aider vos collègues à réussir dans leurs rôles et les impliquer dans votre organisation. Une bonne communication interne conduit à un engagement accru, ce qui se traduit par une productivité accrue, des revenus accrus et une réduction du roulement du personnel. Vos clients bénéficient également d'une bonne communication interne. Cependant, la fidélité des employés n'est pas quelque chose qui se produit automatiquement. Les gens veulent se sentir compris et traités équitablement. Ils veulent être bien informés sur ce qui les concerne. Une communication interne solide est la colle qui maintient votre organisation, vos collègues et vos départements ensemble.

Abordez votre communication interne comme vous le faites pour le reste de votre marketing

Soyons honnêtes. Nous avons tous vu des newsletters d'entreprise pleines de jargon et de longs blocs de texte que nous ne lirons pas. Cependant, si c'est bien fait, la communication interne a le pouvoir d'inspirer, de construire une culture et d'aligner les équipes.

Vous devez aborder votre communication interne de la même manière que vous le faites pour votre communication externe : avec une stratégie réfléchie et sur divers canaux de communication. Comme vous le savez, chaque canal a ses propres caractéristiques, et un message se retient par la répétition.

Exemples d'outils de communication interne

Le choix des outils pour votre communication interne est assez vaste. Il est important de trouver la bonne combinaison d'outils pour tous les employés, votre organisation et vos objectifs. Ci-dessous, nous approfondissons les différents canaux de communication, les logiciels et leurs avantages et inconvénients.

Whatsapp, Teams, Slack

Et toutes les autres applications de messagerie instantanée. Cela permet à vos collègues de communiquer très rapidement et de manière informelle.

Cependant, pour vos employés, cela peut être chronophage, et tout le monde ne se sent pas à l'aise dans une conversation de groupe. De plus, il est facile de se perdre dans le flot de messages, ce qui peut entraîner l'ignorance de messages importants. De plus, il y a des problèmes de confidentialité.

Une application pour les employés

Il existe un nombre croissant de logiciels sur le marché conçus exclusivement pour votre communication interne. Souvent, ceux-ci incluent également des outils pour les demandes de congé ou de maladie, l'accès aux bulletins de paie et le partage de messages.

C'est super pratique mais un autre endroit où vos employés doivent se connecter. Si vous utilisez exclusivement un tel outil, vous devrez probablement investir beaucoup de temps et d'efforts pour intégrer les gens et les motiver à ouvrir régulièrement l'outil. Surtout lorsque vous construisez encore activement cet engagement. Donc, ne l'utilisez pas comme votre seul canal de communication interne et soyez présent là où vos employés se trouvent tous les jours - ou se connectent.

E-mail marketing

L'e-mail est le canal le plus facile pour atteindre tous vos employés simultanément dans un logiciel qu'ils utilisent quotidiennement. De plus, vous pouvez spécifiquement envoyer des informations ciblées au bon public. Vous pouvez facilement faire des liens vers des ressources externes, des lectures ou des médias. De plus, grâce au profilage, vous pouvez évaluer quels sujets intéressent le plus vos employés.

Réseaux sociaux et blogs

Les canaux de médias sociaux semblent pratiques à première vue pour diffuser des messages. Ils sont également gratuits. Mais vous rencontrez rapidement des algorithmes et des problèmes de confidentialité. Vous demandez à vos employés d'utiliser leurs canaux personnels pour la communication liée au travail. De plus, l'information est incroyablement éphémère.

En revanche, un blog convient pour approfondir des nouvelles importantes et y faire des liens. Un intranet, cependant, est quelque peu dépassé et est de plus en plus remplacé par une application pour les employés. Cela s'applique également aux panneaux d'affichage.

Réunions d'équipe et rassemblements

Les réunions d'équipe appartiennent naturellement à votre communication interne. Vous ne pouvez pas vous fier uniquement à la communication numérique pour toute votre communication interne. Le contact et l'interaction en face à face, même s'ils sont numériques, sont essentiels pour transmettre efficacement votre communication interne.

Sondages

Les sondages auprès de vos employés sont des outils supplémentaires précieux pour recueillir des commentaires. Demandez à des employés engagés de vraiment considérer votre culture, votre fonctionnement et votre communication. Utilisez ces commentaires pour affiner davantage votre approche.

Outils de planification ou de projet

Vos collaborateurs doivent savoir comment avance un projet et comment y contribuer. Cela évite les malentendus et permet à vos employés de travailler efficacement. N'oubliez pas non plus de partager les succès, même avec des collègues qui n'étaient pas impliqués dans le projet. Vous pouvez célébrer de tels succès via d'autres instruments et outils, remercier votre équipe et rendre vos collègues fiers de leur travail.

Tableaux d'affichage et affiches

Si vous avez des lieux physiques, les endroits très fréquentés sont parfaits pour répéter certains messages. Pensez aux inscriptions pour les fêtes du personnel, aux jours de fermeture, aux événements, aux rendez-vous importants ou aux échéances.

Quels sont les modèles de communication interne ?

Si vous préférez partir de la théorie et des modèles éprouvés des sciences de la communication, nous avons mis en évidence ci-dessous 4 modèles de premier plan et leur application spécifique à la communication interne.

L'Échelle de Quirke : processus de changement avec des moyens concrets et des jalons

L'Échelle de Quirke, composée de six niveaux, illustre une progression graduelle de la communication au sein d'une organisation. Principalement utilisée pour une bonne communication interne autour des processus de changement, cette échelle propose une approche structurée, passant de l'information de base au premier niveau à des perspectives stratégiques et approfondies au sixième niveau. Elle offre une méthode structurée pour diffuser et recevoir des informations, passant de la "connaissance" à "la connexion". Vous pouvez également soutenir les compétences en communication de vos collaborateurs.

Dans le cadre de la communication interne, cette échelle peut être utilisée pour garantir que les bonnes informations sont partagées au bon niveau, contribuant ainsi à une collaboration et à un engagement plus efficaces. Cela vous permet également d'évaluer la phase dans laquelle se trouvent vos collaborateurs dans le processus de changement, et où des ajustements pourraient être nécessaires. Un autre modèle de communication très utile pour les changements et les défis est le modèle ADKAR.

Modèle de communication de Laswell pour cartographier vos flux de communication interne

Le psychologue et sociologue américain Harold Lasswell a développé en 1948 un modèle de communication encore largement utilisé dans les sciences de la communication. Le modèle de Laswell, posant cinq questions cruciales - "Qui dit quoi, par quel canal, à qui, avec quel effet ?" - offre un cadre concis pour la communication interne. Identifiez les sources d'information, les messages transmis, les canaux utilisés, les publics cibles et l'impact attendu.

Initialement conçu par Lasswell pour étudier la propagande médiatique des pays et des entreprises, ce modèle peut très bien servir à cartographier précisément vos flux de communication interne et à aligner vos messages et attentes sur votre public cible. Le résultat est un transfert d'information plus efficace.

Le Carrefour de la Communication de Ruler : votre public a-t-il déjà une opinion ou non ?

Le Carrefour de la Communication de Betteke van Ruler part du principe que votre manière de communiquer ne peut pas être la même pour chaque situation. En suivant ce modèle, vous vous assurez que votre communication atteint réellement le destinataire. Vous choisissez entre informer, convaincre, dialoguer ou co-créer en fonction de la situation. La clé réside dans la fixation de votre message et dans le fait de savoir si votre destinataire a déjà formé une opinion.

Modèle d'identité de Birkigt et Stadler : L'ADN de la communication interne

Le Modèle d'Identité se concentre sur l'identité et l'image d'une organisation. Selon Birkigt et Stadler, l'image et donc la réputation d'une organisation reflètent son identité, composée de 4 éléments : les symboles, la communication, le comportement et la personnalité.

Le comportement concerne toutes les actions quotidiennes, notamment votre communication interne, formelle et informelle, menée au quotidien. Pensez à la façon dont vous traitez les employés et les clients, à la manière de réagir sur les médias sociaux, etc.

La communication véhicule la personnalité de votre organisation. Elle doit être en phase avec le comportement de votre organisation, votre gestion et vos collaborateurs.

Les symboles sont les images que vous utilisez, tels que l'identité visuelle, les couleurs, le logo et les images de campagne. Une symbolique forte peut vous différencier de vos concurrents.

Tout cela souligne à nouveau l'importance de l'identité et de la cohérence pour votre communication interne et externe. C'est ainsi que vous pouvez paraître authentique auprès de votre équipe et de vos clients.

Comment élaborer un plan de communication interne ?

La communication interne est-elle importante pour votre organisation ? Alors, vous avez besoin d'un solide plan de communication interne. Et pour cela, il est préférable de penser comme un marketeur. Pour ce faire, commencez par l'interne et à partir des contributions de vos employés. Cela leur donne une voix et vous permet de recueillir de nouvelles perspectives.

Posez-vous les questions suivantes :

• Quelle est ma stratégie actuelle ?
• Quel rôle la communication joue-t-elle actuellement au sein de mon organisation ?
• Comment mes employés évaluent-ils cette communication ?
• Qu'est-ce qui fonctionne ? Où des améliorations sont-elles nécessaires/possibles ?
• Quels messages ont été retenus dans le passé ?

Avec ces informations, vous pouvez construire votre plan. Commencez toujours par les objectifs, les publics cibles, les messages clés et les canaux. Et utilisez les conseils ci-dessous pour aborder la communication interne.

Conseils pour améliorer la communication interne

Vous communiquez déjà, mais avec les conseils suivants, vous pouvez améliorer votre communication interne :

Comprenez vos employés

Bien sûr, des éléments tels que l'âge, le groupe professionnel, l'emplacement et les aspects culturels sont déterminants pour la manière dont vous adaptez votre communication interne. Mais lors du choix de vos canaux, tenez également compte des intérêts, de la langue et de l'utilisation des médias. À partir de là, vous pourrez établir des publics cibles internes.

Adaptez consciemment votre communication à toutes ces données. Montrez que vous faites réellement quelque chose avec les contributions de vos employés et donnez-leur de la transparence dans ce processus.

Comprenez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas

Votre communication interne échoue lorsque le message percutant fait défaut. Posez-vous - et à vos employés ! - les questions suivantes :

• Quels sont leurs défis ?
• De quelles informations ont-ils besoin pour bien faire leur travail ?
• Quels renseignements veulent-ils connaître sur leurs collègues et les autres équipes ?
• Quelles informations pratiques leur sont nécessaires ?
• Y a-t-il des préoccupations ou des incertitudes particulières ?

En abordant également les préoccupations et les problèmes avec votre communication interne, vous vous assurez que tout le monde est informé de manière claire et unifiée, et que les problèmes et les spéculations ne prennent pas trop d'ampleur. Les bonnes nouvelles renforcent également la cohésion entre vos collègues.

Communiquez de manière transparente, régulière et en temps voulu

Nulle part tout n'est parfait. Parfois, il faut restructurer, ajuster les procédures, faire face à un décès ou perdre un client important, ou par exemple communiquer clairement sur les mesures COVID.

Peu importe combien vous dites que cela ne préoccupe pas les gens ou que quelque chose est confidentiel : ne sous-estimez pas la vitesse à laquelle les nouvelles circulent dans votre organisation.

Que ce soit une communication agréable ou moins agréable, informez vos employés en temps voulu sur les évolutions. Même si vous n'avez pas encore toutes les informations. Un rapport provisoire vaut mieux que pas de nouvelles du tout. Laissez également la place aux gens pour réagir, exprimer leurs opinions ou apporter des idées.

Ne laissez pas non plus de longues périodes sans communication et partagez régulièrement des mises à jour pour maintenir le lien avec vos employés. Si vous voulez améliorer la communication interne, la cohérence est la chose la plus importante.

Utilisez judicieusement vos canaux

Quelle combinaison allez-vous choisir pour votre communication interne, et comment allez-vous utiliser chaque canal ? Communiquez à ce sujet et ne déviez pas de votre décision. Ainsi, il sera parfaitement clair pour vos employés à quoi s'attendre.

Cela pourrait ressembler à ceci, par exemple :

Réfléchissez à un bon mélange de contenu

Vous avez besoin d'un équilibre entre les messages importants et les informations légères et amusantes. Ainsi, vous maintenez l'engagement des personnes et elles savent qu'elles peuvent s'attendre à un contenu intéressant. Cela vaut également pour les actualités importantes dont elles ont besoin pour aider les clients. Soutenez votre communication interne avec du matériel visuel pour une touche personnelle.

Vous avez également besoin d'un calendrier éditorial pour votre communication interne et vous souhaitez maintenir une bonne fréquence. Mais souvenez-vous que votre plan n'est pas figé : les choses moins importantes doivent toujours passer après les actualités qui doivent immédiatement parvenir à vos employés.

L'approche à 360 degrés

Pour que votre message soit vraiment mémorable, il a besoin de répétition. En marketing, nous savons qu'une publicité n'atteint son but qu'après 6 à 11 diffusions. Vous devez donc appliquer un principe similaire à votre communication interne.

Transmettez votre message avec un format adapté à chaque média. Cela donne à vos employés le sentiment que le thème est présent partout dans l'organisation, ce qui renforce à nouveau l'engagement et la confiance.

Tendances en communication interne

Évidemment, les tendances en matière de communication interne peuvent évoluer, surtout sous l'influence de la technologie et des besoins au sein de votre organisation. Voici un aperçu de certaines tendances en communication interne :

Outils de collaboration numérique : On observe de plus en plus l'émergence de plateformes numériques telles que Slack, Microsoft Teams et d'autres logiciels pour les employés sur le plan technologique. Cela offre de nouvelles possibilités intéressantes pour la communication interne, et vous devez évaluer comment elles s'intègrent dans votre mélange de canaux et dans votre organisation.

Vidéo : On constate une utilisation croissante de la vidéo, notamment des webinaires, des vidéos de formation à l'intégration et d'autres supports de formation. Cela aide particulièrement les équipes distantes ou réparties à établir une connexion personnelle entre elles et avec l'organisation.

Image de l'employeur : Les employés sont également utilisés comme ambassadeurs et encouragés à partager les actualités de votre entreprise sur leurs réseaux sociaux. Pour que cela fonctionne, vous avez besoin d'une culture d'entreprise solide et devez vous assurer que les employés sont fiers de travailler pour votre organisation.

Chatbots et IA : L'intégration de chatbots pour améliorer la communication interne et répondre aux questions courantes.

L'émergence des plateformes d'engagement des employés : Des outils pour mesurer l'engagement via des enquêtes, des mécanismes de retour d'information et des données de performance.

Podcasts : Les podcasts internes peuvent également être un excellent moyen de transmettre des informations, des mises à jour et des histoires dans un format plus dynamique.

Communication inclusive : Mettre l'accent sur la création d'une communication accessible à tous et diversifiée, en tenant compte des besoins et des perspectives de tous vos employés.

Gamification : Intégrer des éléments ludiques dans votre communication interne pour rendre la formation, l'apprentissage et le partage d'informations plus engageants, ludiques et interactifs.

Réalité virtuelle et réalité augmentée : Intéressant à explorer pour votre stratégie de communication interne, notamment dans le domaine de la formation et du développement.

Le rôle de l'e-mailing dans la communication interne

L'e-mailing peut également être un élément précieux de votre communication interne. En l'utilisant de manière réfléchie, vous pouvez créer de l'engagement, de la fidélité, de la satisfaction et de la clarté au sein de votre organisation.

Chaque message a sa place

Vous voulez transmettre rapidement des informations à tout le monde dans un groupe cible ? Utilisez l'e-mail. Cela vous permet de fournir de manière concise les points les plus importants. Pour plus d'informations, vous pouvez par exemple rediriger vers votre application pour les employés.

Récapitulatifs réguliers

Prévoyez une newsletter mensuelle pour résumer vos principales actualités en matière de ressources humaines. Parce que la répétition est importante. Vous pouvez par exemple :

• Tenir tout le monde informé des projets intéressants.
• Faire un point sur les problèmes de circulation.
• Présenter de nouveaux employés.
• Partager l'agenda.
• Sonder les opinions.
• Vérifier si les participants à une réunion ont bien compris les points abordés.
• Encourager vos employés à partager des offres d'emploi sur les réseaux sociaux.
• Lancer des concours.

Tout commence avec un système professionnel d'e-mailing

Les e-mails internes sont encore trop souvent envoyés via Outlook. Oui, l'e-mail a quitté votre boîte de réception. Mais vous n'en savez pas plus. Est-il passé par le filtre anti-spam ? Les gens ont-ils ouvert l'e-mail ? Ont-ils cliqué sur le contenu ?

Avec une plateforme d'e-mailing professionnelle, vous pouvez segmenter vos publics cibles, simplifier votre travail, rendre vos e-mails attrayants, personnaliser votre contenu, établir des objectifs mesurables pour votre organisation et évaluer les campagnes et les résultats.



Pour bien gérer la communication interne, partez donc de vos employés. Qu'est-ce qui les intéresse et de quoi ont-ils besoin ? En fonction de leurs retours, optimisez la collaboration de vos différents canaux.